heart Created with Sketch. test
Курс «DesignOps»: масштабирование дизайн-команд

Модели DesignOps (Design Operations) | Глава 2

Порой у меня возникает вопрос: “Чем ты занимаешься на работе?”. Вместо того, чтобы ответить “Я налоговый юрист” и продолжить разговор, я говорю “Я продюссер дизайн-проектов”. И тут обычно появляется следующий вопрос: “Это как кинопродюсер?”, что на самом деле близко к правде.

(Перед вами перевод бесплатного курса «DesignOps» от InVision. Если вы здесь впервые, то лучше начните сначала)

Ремесло продюсера в творческом мире схоже с ремеслом кинопродюсера, а кинопроизводство — это один из самых творческих процессов в мире. Плюс в этой сфере также есть большие команды, координация и реализация режиссерского видения в сжатые сроки и с ограниченным бюджетом.

Сначала в коммерческую рекламу начали перетекать таланты киноиндустрии, а затем за ними последовали и продюсеры. Так, по мере роста рекламных и дизайн-агентств, появлялось все больше и больше типов производителей, каждый со своей собственной культурой производства: вещательные, печатные, интерактивные, эмпирические, дизайнерские и даже интегрированные производители, работающие в нескольких средах, начали поддерживать творческие команды.

«Компании все больше начинали понимать значимость дизайна и стали вкладываться в роль DesignOps, с целью максимизировать ценность от дизайна и повысить его значимость».

— Коллин Вайтхед (Collin Whitehead), Dropbox

Сейчас роль DesignOps невероятно распространилась по миру. DesignOps-команды помогают прогнозировать результаты работы, управлять ресурсами и ежедневными планами развития проекта, управлять бюджетами и поддерживать состояние команды — фокусироваться на том, что помогает творческим командами сосредоточиться на работе.

Я начинал карьеру в качестве продюсера интерактивных проектов в Goodby Silverstein and Partners. Сроки там были безумными, клиенты требовательными, а мои команды были приучены к добавке “да, и” к каждой творческой идее, которая попадала в оборот.

Рекламное агентство было (и остается по сей день) отличным полигоном для роста продюсера. Мне часто поручали планировать и составлять бюджет нереальных и нереализуемых идей арт-директоров и писателей, и ожидали, что я никогда не скажу “Это невозможно сделать”. 

В общем я ушел из рекламного агентства с невероятным опытом и осознал, что самое главное в моей роли — бороться не только за творческую команду, а выстроить процесс, который обеспечит честность работы творческой команды.

После агентства я стал консультантом в стартапах, а затем начал работу in-house в команде DesignOps в Dropbox — при этом многие аспекты моей работы остались прежними. В агентстве мне иногда казалось, что я создаю творческую работу ради нее самой или ради награды, а теперь я вижу как и когда DesignOps помогает дизайнерам и бизнесу.

Когда пора внедрять DesignOps?

Фишка DesignOps-команды — процесс. Когда у вас есть команда, отвечающая за процесс, это помогает всем вокруг сосредоточиться на своей работе. Я встречал три потребности, в которых полезен DesignOps:

Роль специализации в Design Ops

На ранних этапах развития дизайн-команды каждый берет на себя кучу обязанностей. Роли и задачи размыты из-за постоянного подхода “свистать всех наверх” по каждому вопросу. Для небольших команд зачастую это самый быстрый способ наладить совместную работу — рабочие процессы, заинтересованные стороны, координация и коммуникация в такой ситуации простые, поэтому все идет слаженно и все это легко контролировать.

В таком небольшом масштабе дизайнеры управляют своими проектами и сроками сами, а также другими задачами, которые находятся за рамками их дизайн-работы. Пока команды небольшие, DesignOps-функции не нужны, так как придется тратить дополнительное время на то, чтобы постоянно отчитываться перед DesignOps-менеджером о проектах.

По мере роста и развития организаций, специализация становится все важнее. Как только бизнес становится больше, существующие процессы могут перестать подходить меняющейся организации. Например дизайн-команды могут заметить, что с ростом уже не хватает одного UX-дизайнера и теперь нужны, например, UX-исследователи, UX-писатели, бренд-дизайнеры, иллюстраторы или моушн-дизайнеры.

Это тот случай, когда DesignOps помогает разобраться, что нужные люди подключаются в нужное время и что каждый специалист ориентирован на одну общую цель. Это трудная работа, которая больше похожа на искусство, чем на науку. 

Работа DesignOps заключается в том, чтобы настроить зоны ответственности сотрудников — дизайнеров, писателей, исследователей и прочих, что позволяет каждому сосредоточиться на собственной работе. Эта сосредоточенность полезна руководителям, которые теперь могут подняться над повседневной суетой, чтобы определить долгосрочную стратегию. Также это полезно и для конкретных сотрудников, у которых становится больше времени для оттачивания и развития своих навыков. Специализация также финансово выгодна для организации, потому что гарантирует, что люди выполняют ту работу, для которой они были наняты, а не делают работу, выходящую за рамки их компетенции.

«Работа DesignOps команды заключается в том, чтобы настроить зоны ответственности каждого сотрудника, такой подход позволяет каждому сосредоточиться на собственной работе».

— Коллин Вайтхед (Collin Whitehead), Senior Director of Central Design, Dropbox

Роль DesignOps при масштабировании

Рост компании означает, что все больше команд — от управления продуктами, саппорта, маркетинга, продаж и т. д. — начинает подключаться к команде дизайнеров. Синхронизация этих команд и их запросов — это обязанность, которая выходит за рамки проектирования.

Кроме команд, компании также расширяют продуктовые линейки и функциональные возможности, что создает острую потребность в стандартизации и оптимизации дизайна. Все это говорит о том, что пора улучшить управление коммуникациями и координацией между всеми командами и проектами.

В 2015 году бренд-студия Dropbox росла очень быстро, а дизайнеры были рассредоточены по самым разным проектам. Меня наняли на должность первого исполнительного продюсера для того, чтобы я помог нашей творческой команде улучшить совместную работу между участниками внутри команды, а также внутри кросс-функциональных команд — маркетингом и внешними творческими подрядчиками. Мы ощущали болезнь роста на двух фронтах.

Первый — другие команды росли быстрее нашей. Dropbox наращивал команды маркетинга в нескольких городах по всему миру. При этому PR-команды, продажи и продуктового дизайну рассчитывали на нас во все большем количестве проектов — а потом вдруг, неожиданно, все задачи стали “высокоприоритетными”.

Второй — мы расширили нашу продуктовую линейку. Запуск бета-версии Dropbox Paper был моим первым проектом и мы столкнулись с рядом внутренних проблем с его запуском.

В течение многих лет у Dropbox был небольшой набор продуктов и небольшая функциональность, т.е у нас не был настроен ритм для запуска новых продуктов в больших масштабах. Бета-версия Paper потребовала много исследований для определения заинтересованных сторон проекта (не говоря уж об определении того, как они хотят участвовать), а также финансовое и юридическое управление новыми вендорами.

По мере того, как организации выстраивают эти процессы, они становятся «автопилотом», который обеспечивает постоянное качество в любом масштабе — этот автопилот и есть Design Ops.

Секретный штаб дизайнеров

Результат творческих команд субъективен. По любому проекту могут приходить плохие отзывы, запоздалые отзывы, противоречивые отзывы и даже отзывы от неизвестных участников, не имеющих отношения к проекту. По мере развития проекта большое количество идей сгорает в огне критики и еще больше при появлении новых данных от исследователей. В такой стрессовой среде крайне важно иметь возможность выдохнуть и переключиться.

Более того, масштаб, темп и сложность могут создать среду, в которой творческие команды чувствуют, что они только и успевают догнать чужую мысль и никогда не исследуют сами и не улучшают идеи. Когда такое происходит, ясно, что дизайнер может просто развести руками и сказать: «Просто скажите мне, что делать». Это часто происходит в компаниях, которые нанимают сильных дизайнеров только для того, чтобы у них был специалист с графическим редактором, а не партнер в решении бизнес-задач. А еще в такой ситуации, клевые креативщики все равно начнут искать творческую отдушину в другом месте — возможно, в стороннем проекте, но, скорее всего, в другой компании.

DesignOps — это не панацея от всего, но он может смягчить недостатки рабочего процесса, которые влияют на состояние команды, начиная с планирования. Если команда знает когда можно ожидать фидбэк от конкретных людей — СЕО или других заинтересованных лиц, то они могут скорректировать презентацию работы так, чтобы было понятно как она решит такие проблемы как получение дохода (этот дизайн повысит конверсию), цели продакта (этот редизайн сделает функции более заметными) и прочее. Помимо того, дизайн-продюсер может задать ожидания и разъяснить заинтересованным сторонам какой тип фидбека необходим на каждом этапе развития дизайн-решения.

«DesignOps не является панацеей от всего, но он может смягчить недостатки рабочего процесса, которые влияют на состояние команды».

— Коллин Вайтхед (Collin Whitehead), Senior Director of Central Design, Dropbox

В Dropbox продюсеры добавляют «синие чек-боксы», в верхней части каждого документа, отправляемого на ревью. Галочки помогают донести какая обратная связь требуется и от кого. А еще мы так сообщаем, какие типы обратной связи не будут полезны. Подход помогает выяснить, кто принимает финальное решение по этапам развития творческого решения.

Возьмем для примера видео-продакшн — при финальном ревью наш дизайн-продюсер начнет с того, что уточнит какая обратная связь нам нужна. Так же он отметит, что у нас есть уже законченные этапы работы, изменения в которые вноситься не будут и предложения по ним ни к чему, например, озвучка или другие неизменяемые элементы.

Помимо управления обратной связью от заинтересованных сторон DesignOps может подготовить команду к следующим проектам и даже вовлечь творческую команду в процесс принятия решений — команда в таком случае начинает играть в проекте с большей заинтересованностью. Такой подход помогает творческим группам на равных с продактами и маркетерами участвовать в формулировки проблемы.

Модели DesignOps

Вариант DesignOps, который вы внедряете, может различаться. Я видел две стратегии DesignOps, каждая из которых пересекается с другой:

Поддержка на уровне операций (The operations support model)

В такой модели поддержки DesignOps организовывает системы, которые влияют на работу на высоком уровне. Как правило при таком подходе с функциями DesignOps справляется даже маленькая команда или даже один человек, сосредоточенный на группе областей, в каждой из которых он выявляет точки усовершенствований. Области включают в себя дизайн-инструменты, системы, связи, подбор кадров, развитие команды и планирование бюджета.

Команда DesignOps может стандартизировать инструменты и системы, которые нужны для определения масштабов, ресурсов, отслеживания и архивирования проектов. В то время как некоторые из этих систем могут управлять стратегией высокого уровня, другие, такие как номенклатура файлов и структура папок, могут быть столь же жизненно важными для успеха и здравомыслия команды.

DesignOps может определять ритм встреч, стратегически продумывая, когда следует проводить встречи один на один, командные встречи и встречи руководства. Более того, роль DesignOps может обеспечивать формат встреч, требовать и документировать четкие планы и действия.

В более широком смысле функция поддержки DesignOps может задавать стандарты подбора кадров, планировать погружение новых сотрудников и составлять учебные планы для постоянного обучения и развития команды. Модель поддержки также выходит за рамки проектной работы и способствует поддержке “пульса” команды, движения спецпроектов и другим проектам, в которых нет владельца.

А еще роль DesignOps может помочь командам управлять бюджетом. Прогнозирование и отслеживание внешних и внутренних расходов полезно даже самым опытным дизайн-руководителям. Особенно роль пригодится в том случае, если команда пользуется услугами внештатных специалистов, поставщиков и агентств. 

Работа по управлению контрактами, будь то определение объема работ, обсуждение цен и условий, координация с финансовым отделом, также необходима для успеха команды. DesignOps может взять на себя эту ответственность и создать полезную точку соприкосновения дизайн-команды и внешних средств. 

Модель поддержки проекта 

В модели поддержки проекта дизайн-продюсер или program manager занимается не только высокоуровневыми системами, но и отдельными проектами, управляя повседневным процессом творчества.

На старте каждого проекта DesignOps помогает четко определить роли и обязанности рабочей команды, а также заинтересованных сторон. В Dropbox у нас нет единого способа сделать это для каждой нашей команды. Одна команда может использовать R.A.C.I модель, другая D.A.C.I, а у третьей может быть какая-то другая аббревиатура (скорее всего выдуманная), означающая то же самое. 

DesignOps призван объединить разные стили работы в общий проектный поток. И хотя это возлагает ответственность на каждого за свой вклад в проект, оно же и четко разграничивает обязанности, в результате чего каждый работает над теми задачами, которые он может решить лучше других и эти задачи не выходят за рамки их обязанностей. 

Пока продакт-менеджер или руководитель проекта держит общий график, DesignOps держит творческий график и этапами и гарантирует, что творческие команды в срок получат то, что им необходимо для лучшей работы. Эта поддержка проекта может включать документирование задач, последующих действий, согласование спецификаций проекта и управление активами. 

«Результативные DesignOps-команды — клевые помощники в компаниях, их уважают руководители».

— Коллин Вайтхед (Collin Whitehead), Senior Director of Central Design, Dropbox

Вывод и рекомендации

Вы можете обнаружить, что триггер для внедрения DesignOps в вашей компании не совсем соответствует перечисленным здесь, или, возможно, триггер представляет собой комбинацию нескольких сценариев. Вы также можете выбрать гибридную модель DesignOps, при которой обеспечивается и операционная и проектная поддержка. В практиках DesignOps по всему миру есть множество вариаций и это нормально. 

Какой бы не была причина и модель принятия командой DesignOps, помните, что результативные DesignOps-команды — клевые помощники в компаниях, их уважают руководители.


← Назад | Продолжение (Глава 3) →


Курс «DesignOps»: масштабирование дизайн-команд